GTD自我管理

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远离瞎忙迷茫懒癌拖延症，GTD（Getting Things Done）自我管理，科学地认知和使用，把事情做完做好。如果你听人说，掌握GTD，或者其他的时间管理方法，就能够让你从此轻松，一劳永逸，那就是瞎扯淡。但我想通过这篇文章告诉你的是，如果你不掌握GTD，那你就少了一种让生活更加高效的可能性。

1 GTD 是什么

GTD 不应该只翻译为“把事情做完”，而是把事情处理完和做好，是有价值的结果，而不是完成的数量。

待办事项混乱，不得不一边思考有哪些事情要做，一边思考如何去做。而 GTD 则是：

  • 大脑清空不混乱
  • 明确知道下一步应该做什么

2 GTD 流程

2.1 收集(Collect)

捕获(Capture)

收集箱：收集各种事情

【问题 1】这件事情可以行动吗？

否：

  • 参考资料
  • 可能清单
  • 回收箱

是：

【问题 2】这件事可以一部搞定吗？

否：项目清单

是：【问题 3】这件事可以在 2 分钟搞定吗？

能：立即做

不能：【问题 4】这件事该我做吗？

否：等待清单(≠ 确认别人完成与否，而是确保任务顺利完成)

是：【问题 5】有特定时间吗？

无：执行清单，事情执行归宿（后续项目清单加进来，等待清单加进来，甚至，可能清单也有跟着进来的时候）

有：日历/应用，根据具体日期完成放入执行清单需要特定时间安排的事情

2.2 整理(Process)

明晰(Clarify)

分区：

  • 执行清单
  • 等待清单
  • 项目清单
  • 可能清单
  • 参考资料
  • 回收箱
  • 日历/应用

! 注意

收集箱：拿出去的事项不能再放回

项目清单：主动拆解项目清单

可能清单：更新等待、可能清单及回收箱

日历/应用：确定日期设置恰当

2.3 组织(Organize)

组织(Organize)

2.4 计划(Plan)

回顾(Reflect)

项目清单，下一步是什么？做，放到执行清单中，排期（会用到日历/应用）。

2.5 执行(Do)

执行(Engage)

执行清单的内容做了，拿结果，而不是等结果。

3 执行清单

3.1 如何给执行清单排序

  1. 暂时保留意见

    • GTD
    • 要事第一（史蒂芬 · 科维），出自《高效能人士的 7 个习惯》
    • 四象限法则（艾森豪威尔）。推荐

  2. 两个基本原则

    • 你不可能完成所有的事情
    • 尽可能做离你目标更近的事情

  3. GTD（大卫 · 艾伦）

    从小处入手，提高效率。

3.2 四个注意事项

  1. 能够放进执行清单的，都是可以一步搞定的。如果用时较长，就要想一下了：

    • 事情本身非常特殊
    • 能力有问题
    • 态度有问题

  2. 做计划、做方案是每个人的必修课

    • “怎么做”是方法和技巧
    • “为什么？”、“怎么来的”才和计划、方案有更紧密的联系

  3. 预估执行清单的各项任务时间

  4. 为特别的事件预留时间

    需要灵活推进事件的完成度了，万物皆可为己用。

3.3 如何保障执行清单的质量和效率

3.3.1 一次只处理一件事情

可以看看《最重要的事只有一件》。一次做好一件事，别被打断，你离成功就更近了。

3.3.2 使用番茄时钟提高效率

应用软件也可以是 forest，普通厨房计时器等。尽力专注、高效地完成手上的事情。这样做，可能会忽略一些其他事儿，比如电话未接，短信未回等，进而产生负罪感。

3.3.3 打破”负罪感幻觉“

这里要分清楚 2 个东西：负罪感和负罪感幻觉。

假如朋友突发紧急情况，不得不需要你的帮助，而你不去。当良心过意不去的时候，那种感觉叫负罪感。而如果朋友明知你手头上有重要的事情要做，而非要带你来一局游戏，那种害怕拒绝而不被当作朋友的感觉，我把它称为负罪感幻觉。类似的幻觉还有：

  • 无关紧要的消息，必须秒回
  • 突然交给你的任务，必须马上处理

要把执行清单中的事情做的更加的高效，最好打破这种负罪感幻觉。消息可以之后再回，电话可以之后再打；决定可以晚些再做，即便是他人突然交给你的任务，只要不紧急立即处理的。

以上 GTD 的理论在处理过程中，参考资料、回收箱目前是空的。而在现实里，它们当中可能随时都会出现新的内容；同样的，也时刻都在出现新的、需要你去做的事情。

当你意识到这些，那么伴随而来的问题就是：

  • 我什么时候收集（捕获）？
  • 什么时候明晰？
  • 什么时候组织？
  • 什么时候回顾？
  • 什么时候执行？

如果把一个或多个事项看成主体，我们确实是先把它收集起来；然后看它符合哪个分区，也就是明晰；之后再把它放到对应的分区，也就是组织；问自己下一步行动是什么，也就是回顾；再然后执行。刚好就是 GTD 的五个步骤。

也正是因为这五个步骤是以事项为主体，所以不管你在哪里看到 GTD 的介绍、教程，仍然会对什么时候做什么，感到迷茫。

为什么呢？因为时间管理、任务管理的主体是人，是你自己，而不是一件一件的事项！

所以，下面给出 GTD 的表格，使你念头通达。

步骤 捕获 明晰 组织 回顾 执行
事项收集 ① 全部放到收集箱
每日回顾 ③ 这些事该放进哪个区 ④ 放进相应的分区 ① 收集箱清空没？⑤ 收集箱够没？
⑥ 等待清单下一步？在做吗？如何了？
⑦ 项目清单下一步？在做吗？如何了？
⑧ 可能清单下一步？在做吗？如何了？		 ② 两分钟可以执行吗？做！
事项处理 ① 日历中的事项按日期处理
② 按照排序处理执行清单中的事项
每周回顾 ① 查漏补缺，以保万无一失
② 相比被动收集，更加主动

表格横向（row）是以事项为主体的 GTD 执行步骤；而纵向（col）才是以执行者，也就是以你为主体的执行步骤。

事项未收集，不用操之过急的执行事情。

从这份表格中，当你横向看着进行回顾的时候，纵向的明晰、组织、执行都是一套流程走完。

4 回收箱和参考资料

4.1 回收箱

看一下回收箱，跟 win 系统桌面的垃圾箱一样。什么样的情况，我们会把事情扔进回收箱。原因如下：

  • 一件事本身会变化
  • 参考 GTD 的两个目的

4.2 参考资料

一切可被记录的，就可被参考；参考价值的高低是相对的。

从语言到文字再到电子设备多样化的更加丰富的载体，可作为参考资料。

4.2.1 如何准备参考资料

  1. 回归常识，避免追奇、怪
  2. 提高信息的检索、辨别能力
  3. 提高参考资料的存档标准
    • 搜索引擎能够找到的、浅显平常的，不存档
    • 新概念，但换汤不换药的，不存档

人找书很难，但书找书却很容易。通过了解一本书，进而了解与之相关的书。把事情简化为最基本的事实，大道至简。

4.2.2 现代人的参考资料

  1. 网络搜索引擎

  2. 个人知识库

    可以是书架上的笔记，存储盘、网络云盘

    • 见阶段工作所需参考资料
    • 智慧、或对智慧的见解。如值得纪念、留存、回味、学习的。

5 如何选择适合你的 GTD 工具

很显然，这是一个多变的世界，不可能有专门为你量身定做的应用，为你所想。

5.1 常见应用

  • Evernote
  • OneNote
  • Outlook
  • IOS 提醒事项
  • OmniFocus
  • Things
  • Trello
  • Wunderlist/Microsoft To-Do

5.2 应用选择原则

  1. 没有 100%契合任何人的应用，放弃一劳永逸
  2. 计量参考官方推荐，总有其道理
  3. 考虑迁移成本、是否放弃成本。如时间上的消耗。
  4. 考虑你的硬件设备，全平台不一定好
  5. 给自己足够的时间试错应用
  6. 不是软件帮你做什么，而是你如何使用软件。如它是否限制了你的功能使用。
  7. 便利 ≠ 高效，不要舍本逐末，除”机心“
  8. GTD 不一定必须使用某一款应用，也不一定要使用应用

如何科学地认识和使用 GTD 时间管理法则，这篇文章就到此结束了。但关于 GTD 的深入实践，我们乐在其中。

相关链接

[1] Topbook-GTD 自我管理、时间管理教程